28 полезных улучшений и дополнений Trello для автоматизации и продуктивности

Поиск удобной системы управления рабочими задачами и делами – моя персональная боль. Казалось бы, сейчас инструментов столько, что уж точно найдется что-то подходящее. Но нет.

Последние 3 года я практически каждый месяц перескакиваю с одного сервиса на другой. «Битрикс24», Wrike, Asana, YouGile, Worksection, Wunderlist, Todoist – я перепробовала десятка три и ни на одном не могла остановиться.

К Trello тоже было несколько подходов – пробовала, страдала от несовершенства, уходила, возвращалась. Пока не открыла для себя улучшения – дополнительные приложения, которые дают новые функции привычным карточкам и доскам. С ними и без того гибкий и мощный Trello становится поистине всемогущим 🙂

Меня это привело в такой восторг, что я просмотрела и тщательно изучила все существующие расширения. Самыми полезными и интересными находками делюсь с вами.

Как работают улучшения в Trello

Trello – мощный инструмент для управления проектами, рабочими задачами, личными делами. В основе лежит японская система организации рабочих процессов «Канбан», однако доски, списки и карточки можно компоновать и использовать в десятках разных сценариев. А улучшения дают еще больше гибкости и свободы.

Все дополнения подключаются одинаково:

Заходим в меню, кликаем «Улучшения» и попадаем в каталог. Выбрав нужное, нажимаем «Добавить». Далее процесс отличается в зависимости от конкретного приложения – одни начинают работать сразу, для других нужно подтвердить установку, третьи настроить под себя. Если дополнение интегрирует Trello с другим инструментом, скорее всего, придется авторизоваться в последнем и подтвердить доступ.

После подключения на доске и/или карточках появятся дополнительные элементы – кнопки, условные обозначения, диалоговые окна. Некоторые улучшения меняют внешний вид карточек и даже добавляют в сервис новую полноценную функциональность, которая открывается во всплывающем окне.

И еще пара нюансов:

  • К каждой доске улучшения нужно подключать отдельно, и это хорошо – на отдельных досках процессы могут отличаться, значит, будут нужны разные функции.
  • В бесплатной версии есть ограничение – не больше одного улучшения на доску. Лимит можно увеличить до 3 расширений, подключив Gold статус за 400 рублей в месяц. Полностью ограничение снимает бизнес-аккаунт – от 10 $ за пользователя в месяц.
  • А теперь перейдем к тому, ради чего мы здесь собрались.

    Полезные дополнения на все случаи работы и жизни

    Для удобства я разделила подборку на 3 блока:

    • Дополнения – добавляют на карточки и доски новые поля, кнопки, возможности и функции.
    • Интеграции – обеспечивают обмен данными между Trello и сторонними сервисами.
    • Инструменты автоматизации – избавляют от рутинных операций.

    Поехали!

    Дополнения для карточек и досок

    1. Card Aging

    По-другому – «старение карточек». Простенькое дополнение, которое меняет внешний вид карточек, которые вы давно не обновляли. В обычном режиме такие элементы начинают исчезать, в «пиратском» – желтеют, трескаются, рвутся и становятся похожи на старую карту сокровищ.

    2. Custom Fields

    Кастомные поля делают Trello практически универсальным инструментом. С этим дополнением вы можете заточить карточку под любые процессы и элементы системы. Например, можно добавить поля для контактных данных и сделать удобную CRM.

    Я в своей доске с рабочими задачами добавила поле «Сумма» – прописываю, сколько денег мне принесла эта задача, а потом выгружаю данные в «Google Таблицы».

    Пока улучшение поддерживает 5 типов полей: флажок, дата, раскрывающийся список, число и текст.

    Разделяй и властвуй: 14 бесплатных сервисов для управления маркетинговыми проектами

    3. Card Repeater

    Решение для команд и специалистов, у которых есть одинаковые периодические задачи. Подключите расширение и настройте расписание в нужных карточках, система будет автоматически создавать копии в указанных списках. Карточки можно повторять каждый день, раз в неделю, месяц или год.

    4. Card Snooze

    Улучшение добавляет в карточки кнопку «Отложить». По клику открывается меню, в котором можно выбрать, когда вы хотите вернуться к этой карточке – через час, день, неделю, месяц и т. д. Отложенные элементы отправляются в архив, а в назначенный час снова появляются в списке. Полезно, когда задач много, а сконцентрироваться нужно – просто уберите все второстепенное и сосредоточьтесь на важном.

    5. Advanced Comments

    Простенький WYSIWYG-редактор в комментариях к карточкам. Поддерживает разное начертание, оформление врезок, маркированные/нумерованные списки, добавление анкорных ссылок и изображений. Пригодится, если частенько оставляют объемные комментарии к карточкам – с помощью визуальной структуры и акцентов можно облегчить восприятие информации себе и другим.

    6. Calendar

    Позволяет отобразить все карточки с датами в формате календаря вместо стандартных списков Trello. Есть 2 режима просмотра: месяц и неделя. Удобно для контент-планов, личного списка дел и других задач.

    Еще одна полезная возможность – синхронизация с календарем. С ее помощью можно добавить карточки с одной или нескольких досок, например, в «Google Календарь», чтобы видеть все задачи, дела, встречи в одном месте.

    7. Trello Tree View

    Добавляет возможность отобразить карточки в компактном древовидном формате. Списки разворачиваются/сворачиваются, плюс можно перетаскивать карточки между ними, если пройти авторизацию.

    8. Countdown

    Добавляет на карточку счетчик обратного отсчета, который показывает время до дедлайна. Тем, кто привык откладывать задачи до последнего и творить чудеса за пару часов до крайнего срока, понравится – подстегивает, мотивирует, добавляет острых ощущений.

    В качестве часа X можно выбрать дедлайн, который вы установили в карточке, или задать любой другой.

    Плюсы прокрастинации или когда откладывание дел приносит пользу

    9. Planyway Calendar and Timeline

    Еще одно календарное улучшение. Позволяет отображать карточки в календарном виде, на временной шкале, в виде почасового расписания. Удобно, что назначить задаче конкретную дату и время можно простым перетаскиванием.

    Возможностей и наворотов тут больше, чем в стандартном календаре. Однако, на мой взгляд, наиболее полезные из них доступны только в платном тарифе – от 215 рублей в месяц за пользователя. Например, это возможность использовать приоритеты, свести в один календарь карточки с разных досок и создавать повторяющиеся карточки.

    Интеграции со сторонними сервисами

    10. Zapier

    Zapier – это онлайн-сервис, который интегрирует тысячи приложений и систем между собой, обеспечивая односторонний и двухсторонний обмен данными. Настроить интеграцию можно на сайте сервиса или на доске Trello. Правда, для начала все-таки придется зарегистрироваться и дать Zapier доступ ко всем приложениям, которые вы хотите объединить. В бесплатной версии обмен данными настраивается между двумя системами, в платной можно создавать трехсторонние интеграции.

    Для меня улучшение стало настоящей находкой. С его помощью я:

    • автоматизировала выгрузку статистики по выполненным задачам в «Google Таблицы»;
    • добавила на доску приложение для таймтрекинга, не расходуя драгоценные улучшения;
    • решила вопрос автоматического попадания «быстрых» задач из Wunderlist на телефоне в список «Входящие» на доске Trello.

    Да, я фанат автоматизации 🙂

    11. GitHub

    Связывает доску с проектами на одноименной площадке. Позволяет отслеживать все, что происходит в GitHub, прямо из Trello и в один клик переходить к нужным сущностям.

    12. Jira

    Объединяет доски с проектами в Jira. В карточках появляются дополнительные элементы и условные обозначения, которые показывают, как обстоят дела со связанными сущностями в Jira.

    13. Slack

    Ускоряет и упрощает коммуникацию в компаниях, которые используют одновременно Trello и Slack. Позволяет в пару кликов отправить ссылку на карточку в канал или личные сообщения Slack, прикрепить к карточке переписку, настроить уведомления.

    14. BlueJeans Meetings

    Пригодится компаниям, которые используют сервис BlueJeans для видеосовещаний. Удобно созваниваться, не покидая доску Trello, организовывать встречи и присоединяться к ним в пару кликов.

    15. Giphy

    Подключает к карточкам Trello крупнейшую систему поиска гифок. Пригодится, когда нужно подобрать забавную картинку для статьи или поста в соцсетях, отреагировать на действия и комментарии коллег или просто разрядить обстановку. После включения расширения в карточках появится кнопка Giphy, по клику на которую открывается поиск. По умолчанию ищет по названию карточки, но можно вбить любой поисковой запрос.

    16. «Google Диск»

    Привязывает к доске аккаунт «Google Диск» и добавляет в карточки кнопку. Если активно пользуетесь сервисом, расширение здорово сэкономит время – не надо прыгать между папками, копировать ссылки и названия файлов. Доки прикрепляются к карточкам в пару кликов.

    Аналогично можно связать доски с DropBox, OneDrive, Box и другими хранилищами.

    17. Evernote

    Налаживает обмен данными между Trello и популярным сервисом заметок. Позволяет искать и прикреплять к карточкам существующие в Evernote заметки, а также создавать новые из карточек.

    18. Intercom

    Интегрирует доски с одноименной коммуникационной платформой для работы с клиентами. Прикрепляет к карточкам Trello беседы, сообщения, письма из Intercom. Удобно, когда в них содержится фидбек от клиентов, важный для маркетинга, продаж, разработки.

    19. InVision

    Пригодится специалистам и компаниям, которые используют одноименный инструмент для создания и тестирования прототипов. Позволяет добавить в карточку ссылки на прототипы с предварительным просмотром и быстрым доступом к комментариям.

    20. TypeForm

    Если вы используете сервис для создания форм заказа или анкет для соискателей, с помощью расширения сможете принимать, сортировать и всячески обрабатывать отклики и заявки в Trello.

    21. Figma

    Улучшение позволяет цеплять к карточкам Trello файлы и проекты Figma для быстрого доступа и предпросмотра.

    22. Zendesk

    Интегрирует доску с платформой для общения с клиентами, поддержки пользователей и автоматизации продаж. Расширение дает возможность цеплять тикеты из Zendesk к карточкам Trello. Так упрощается передача информации от людей, которые общаются с клиентами, к тем, кто решает их проблемы.

    Например, вы создали карточку, чтобы пофиксить баг на сайте, а менеджеры техподдержки отправляют все сообщения об этом баге прямо в карточку. У разработчиков будет больше информации, они смогут быстрее и качественнее решить проблему.

    23. Draw.io

    Интегрирует в Trello функциональность онлайн-сервиса для создания схем, диаграмм, интеллект-карт, инфографики. Позволяет открыть редактор и сделать новый файл, не выходя из Trello.

    Обзор 14 условно-бесплатных программ для создания интеллект-карт

    Инструменты автоматизации

    24. Butler

    Butler – мой фаворит среди улучшений Trello. Сначала оно мне показалось сложным и непонятным, но разобравшись, что к чему, я возликовала.

    Он умеет в заданное время переносить в конкретный список карточки, которые соответствуют определенным параметрам, автоматически отправлять e-mail при наступлении определенных событий и совершать десятки других действий.

    Например, вы создаете новую карточку в списке, а Butler тут же назначает ей ответственного, дедлайн, добавляет чек-лист и метку, отправляет комментарий.

    Конечно, сначала придется потратить время, чтобы разобраться с функциональностью, продумать процессы и все настроить, но это стоит того.

    25. Notifications-as-cards by Straw

    Расширение добавляет специальный список для уведомлений и создает там карточки каждый раз, когда вас назначают к каким-либо карточкам и доскам, упоминают в комментариях и т. д. В список стекаются уведомления со всех досок. В каждом есть ссылка на карточку, с которой пришло уведомление, так что перейти к ней можно в один клик.

    26. Board Sync by Unito

    Позволяет создавать «зеркальные» карточки в рамках одной или нескольких досок. При необходимости можно полностью синхронизировать две доски между собой или создать обзорную доску, на которой будут отображаться карточки со всех остальных. При этом любые изменения на одной карточке тут же отображаются в «зеркальной».

    Из минусов – расширение платное, от 10 долларов в месяц.

    27. Workflows

    Конструктор рабочих процессов для Trello. Позволяет задать порядок, в котором карточки могут перемещаться между списками. При попытке перетащить карту «не туда» система вернет ее в исходный список и выдаст предупреждение.

    Это дополнение тоже платное – от 2 евро в месяц.

    28. Epic Cards by Screenful

    Улучшение позволяет группировать разрозненные карточки-задачи в более глобальные сущности.

    Например, требуется создание лендинга. Для этого нужно проанализировать бизнес, ЦА и конкурентов, создать прототип, написать текст и т. д. Можно сделать отдельные карточки для глобальной задачи «сделать страницу» и подзадач под текст, прототип, дизайн и прочее. С помощью расширения Epic Cards карточки подзадач привязываются к глобальной, на которой будет виден прогресс – количество закрытых и оставшихся подзадач.

    Вот, пожалуй, и все. Если я упустила какое-то мегаполезное улучшение, которым вы пользуетесь, пишите в комментариях – я с удовольствием протестирую и добавлю при обновлении.

    Источник

    Обновлено: 27.04.2019 — 20:51